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Word 97

Vorbemerkung: Ein "Office"-Programmpaket (MS Office, StarOffice, OpenOffice) besteht typischerweise aus den folgenden Komponenten (Programmnamen für MS Office):

Da die prinzipielle Handhabung eines Textverarbeitungsprogramms wohl als bekannt vorausgesetzt werden kann, soll der Schwerpunkt auf Anmerkungen zu Schriften und Schriftattributen, Gliederung und der Einbindung von Formeln und Grafiken liegen.

Programmstart (Varianten):

Schriften

Schriftarten kann man danach einteilen, ob sie Serifen (kleine Abschluss-Striche) haben oder nicht:

Serifen-Schriftarten
Times Roman - Serifen-Schriftart
serifenlose Schriftarten
Arial, Helvetica - serifenlose Schriftart

Weiterhin unterscheidet man proportionale und nichtproportionale Schriftarten.

Bei einer proportionalen Schriftart hat jeder Buchstabe seine "natürliche" Breite, so dass z.B. das große M sehr viel mehr Platz einnimmt als das kleine i. Die "Brotschriften" im Buchdruck und in der Textverarbeitung sind proportionale Schriften (Times Roman, Helvetica, Arial u.a.m.).

Bei einer nichtproportionalen Schriftart nimmt jeder Buchstabe die gleiche Breite ein, so wie das bei Schreibmaschinen früher die Regel war. Sie werden zuweilen im Tabellensatz verwendet oder zur Darstellung des Quellcodes von Programmiersprachen u. dgl. Ein typisches Beispiel ist die Schriftart Courier.

Der Schriftgrad bezeichnet die Schriftgröße, er wird in der Einheit "Punkt" gemessen, wobei 1 typographischer Punkt = 1/72 Inch = 0.3528 mm ist. "Standard" für den Textkörper bei der Textverarbeitung ist eine 10-Punkt-Schrift, im Buchdruck verwendet man meist etwas kleinere Schriften. Der Schriftgrad beschreibt nur eine virtuelle Box für die maximale Höhe eines Buchstabens; tatsächlich sind alle Buchstaben beispielsweise einer 10-Punkt-Schrift kleiner als 3.5 mm. Innerhalb einer Schriftart ist der Platzbedarf (Höhe oder Breite) proportional zum Schriftgrad, jedoch unterscheiden sich verschiedene 10-Punkt-Schriftarten im Platzbedarf.

Schriftattribute ("Format Zeichen"): fett, kursiv, unterstrichen.

Hinweis: zur nachträglichen Änderung von Schrifteigenschaften ist es zunächst erforderlich, den Text zu "markieren".

Gliederung

Insbesondere beim Abfassen einer größeren Arbeit (z.B. Bachelor-, Master- oder Doktorarbeit) empfiehlt es sich aus mehreren Gründen, den Text formal zu gliedern ("hierarchische Strukturierung").

Die Strukturierung erfolgt mit Hilfe der Zuweisung von Formatvorlagen ("default" ist "Standard"), wobei insbesondere zwischen Überschriften verschiedener Hierarchieebenen und dem Textkörper zu unterscheiden ist.

Vorteile des strukturierten Arbeitens: Man erhält ein einheitliches Layout, das auch nachträglich leicht geändert werden kann. Ein Inhaltsverzeichnis lässt sich automatisch erstellen. Schließlich wird auch eine Konvertierung in ein Web-Dokument (HTML) erleichtert.

Inhaltsverzeichnis: "Cursor" an die gewünschte Position bringen (z.B. Textende), Menü Einfügen -> Index und Verzeichnisse... -> Inhaltsverzeichnis

Einbindung von Formeln und Grafiken

Mathematische Formeln: Mathematischer Formeleditor über Menü Einfügen -> Objekt -> Microsoft Formel-Editor 3.0. Hinweis: Position und Größe des "Cursors" zeigen an, welches Formelelement gerade editiert wird.

Excel-Diagramme lassen sich über das Icon "Microsoft Excel-Tabelle einfügen" einbinden (Tabelle mit X). Es erscheint dazu eine Excel-Symbolleiste, mit deren Hilfe (Diagramm-Assistent) man ein Diagramm einbinden kann.
Alternativ kann man auch Excel separat starten und das Diagramm in die Zwischenablage kopieren. In Word sollte man es dann über das Menü Bearbeiten -> Inhalte einfügen... (Microsoft Excel 8.0-Diagramm-Objekt) einbinden. (Radioknopf "Verknüpfen" bewirkt, dass Veränderungen aktualisiert werden.)

Grafiken (Bilder) können über die Zwischenablage oder als Dateien über das Menü Einfügen -> Grafik... eingebunden werden.

Chemische Strukturformeln werden nach der "OLE"-Technik (Object Linking and Embedding) eingebunden, indem man sie mit einem entsprechenden Zeichenprogramm (z.B. ISIS/Draw) erzeugt, in die Zwischenablage kopiert und dann in Word einfügt.

Diverse Hinweise

Speichern: Das aktuell bearbeitete Dokument sollte man etwa alle 10 Minuten speichern (auf der Festplatte), um Datenverluste (z.B. durch Systemabsturz) zu vermeiden. Am Ende der Sitzung empfiehlt es sich, eine Sicherungskopie auf einem anderen Datenträger (!) anzufertigen.

Austauschformat RTF: Das Word-Dokument-Format ist binär, proprietär und versionsabhängig. Beispielsweise zum Austausch mit "Fremdprogrammen" kann es erforderlich sein, "RTF" (Rich Text Format) als Austauschformat zu benutzen (Menü Datei -> Speichern unter...).


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BKi 2004-05-25