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5. MS Word für Windows 6.0a

5.1 Programmstart

  1. MS Windows (3.1) starten: win
  2. WinWord starten durch Doppelklick (mit der linken Maustaste) auf das Symbol für ``Microsoft Word'' (Programmgruppe ``Microsoft Office'')
  3. ggf. ist die Dialogbox ``Tips und Tricks'' mit OK zu schließen

Schnellinformation für Anfänger:

Anklicken des Fragezeichens (?) in der Menüzeile oben (mit der linken Maustaste), Kurzübersicht anklicken und ``Erste Schritte'' wählen. Das Durcharbeiten der Lektion dauert etwa 10 Minuten.

Beispiele und Demos:

Zu diversen Problemstellungen werden Beispiele bzw. Demos geboten. Dieser Menüpunkt ist ebenfalls über das Fragezeichen (?) in der Menüzeile zugänglich. Nach Auswahl von Haupt- und Unterthema erhält man durch Anklicken der Schaltknöpfe (oder der unterlegten Texte) Erläuterungen und Anleitungen, zuweilen auch selbstablaufende Demos.

Online-Hilfe:

Umfangreiche Online-Hilfe (mit Querverweisen nach dem Hypertext-Prinzip) erhält man nach dem Anklicken des Fragezeichens (?) in der Menüzeile oben und der Wahl eines der Punkte ``Inhalt'', ``Suchen'' oder ``Index''. Statt dessen kann man auch die Funktionstaste F1 drücken. Danach öffnet sich das Hilfe-Fenster. Zum gewünschten Thema gelangt man durch sukzessive Auswahl über den ``Inhalt'' oder direkt über den alphabetischen Index bzw. über ``Suchen''. Sofern vorher ein Befehl aktiviert war, liefert Drücken von F1 eine kontextbezogene Hilfe. Nochmaliges Drücken der F1-Taste zeigt den Index ``Hilfe verwenden'' an.

Hilfe-Zeiger:

Unmittelbare Hilfe zu einem der Steuerungselemente (Menüpunkt, Schaltelement) erhält man, indem man durch Anklicken der betreffenden Schaltfläche (Pfeil mit Fragezeichen) oder durch die Tastenkombination Shift-F1 den Hilfe-Zeiger hervorbringt und mit diesem ein Element anklickt, zu dem man Hilfe wünscht. (Alternativ kann man auf diese Weise auch Hilfe zu einer Tastenkombination anfordern.)

Neues in Word für Windows 6.0:

Gegenüber der Vorgängerversion 2.0 (!) zeichnet sich die Version 6.0 durch die folgenden Neuerungen aus. AutoKorrektur bietet eine automatische Rechtschreibkorrektur, die einige Fehler bereits während der Eingabe berichtigen kann. AutoText erlaubt das rasche Einfügen von Textbausteinen. AutoFormat bietet die Möglichkeit, einen Text automatisch formatieren zu lassen, wobei eine Auswahl aus einem Formatvorlagen-Katalog möglich ist. Kontextmenüs erscheinen beim Drücken der rechten Maustaste. Rückgängig machen ist jetzt für mehrere Arbeitsschritte möglich. Assistenten bieten Layout-Hilfe für die Erstellung verschiedener Dokument-Typen. Um sie aufzurufen, wählt man aus dem Menü Datei Neu eine Vorlage mit dem Namen ``...-Assistent''. Mehrere frei verschiebbare Symbolleisten lassen sich einblenden. Zu den einzelnen Symbolen erhält man eine Kurzinformation (QuickInfo), wenn man den Mauszeiger darüber positioniert. Die Editierfunktion Drag & Drop ermöglicht das rasche Verschieben oder Kopieren von Textpassagen, auch zwischen verschiedenen Dokumenten. Excel-Tabellen können eingefügt werden.

5.2 Einführung

Bildschirmaufbau

Den größten Raum nimmt das Textfenster (ggf. auch mehrere) ein, dessen Hauptbereich der Textbereich ist. Dieser Textbereich dient der Eingabe von Text (sowie von Grafiken, Formeln und Diagrammen); besonders zu erwähnen sind die beiden Textmarken, und zwar die Einfügemarke (blinkender vertikaler Balken |) und die Endemarke (horizontaler Balken _). Einfügungen in den Text finden jeweils an der Position der Einfügemarke statt. Am linken Rand des Textbereichs befindet sich die Markierungsleiste, die zum Markieren von Text mit der Maus dient. (Diese Leiste ist nicht abgeteilt, jedoch ändert der Mauszeiger dort seine Form.) Um den Textbereich herum angeordnet sind verschiedenartige Steuerungs- und Anzeigeelemente. In der Titelzeile des Fensters steht der Programmname und/oder der Name der bearbeiteten Datei. Oben findet man die Menüzeile, aus der die Menüs herausklappen (beim Anklicken mit der Maus oder durch die Tasteneingabe Alt, Kennbuchstabe). Darunter befinden sich (ausblendbare) Symbolleisten: die Standardleiste (Funktionsleiste), die Formatierungsleiste, evtl. die Rahmenleiste und das Lineal. Es können noch weitere (verschiebbare) Symbolleisten eingeblendet werden. Unten liegt die Statuszeile. Am rechten und am unteren Bildrand befinden sich Bildlaufleisten, mit deren Hilfe man den Bereich des dargestellten Textes verschieben kann. (Anmerkung: Sämtliche Elemente lassen sich ausblenden, indem man im Menü Ansicht Ganzer Bildschirm wählt; sie erscheinen nach Drücken der Esc-Taste oder nach Anklicken des Icons wieder.)

Als weiteres Element werden ggf. (verschiebbare) Dialogfelder eingeblendet.

Befehle

Befehle lassen sich auf drei verschiedene Arten eingeben: (1) durch Anwahl des betreffenden Menüpunkts mittels Maus (Ansteuern und Anklicken mit der linken Maustaste) oder Tastatur, (2) durch Anklicken des entsprechenden Symbols auf einer Symbolleiste, (3) mit Hilfe einer Tastenkombination. Durch Drücken der Esc-Taste kann man viele Operationen (Menü-Anwahl, Dialogfelder) abbrechen. Die Anwahl eines Menüpunkts mit der Tastatur wird durch Drücken der Alt-Taste eingeleitet, gefolgt von den durch Unterstreichung hervorgehobenen Buchstaben; z.B. eröffnet die Tastenfolge (nicht Tastenkombination!) Alt,D,N eine neue Datei.

Bewegen der Einfügemarke

Die Position der Einfügemarke läßt sich durch Maus- oder durch Tastatursteuerung verändern. Mit der Maus: mit Hilfe des Bildlaufs durch das Dokument blättern, dann die gewünschte Stelle anklicken (mit der linken Maustaste). Mit der Tastatur: die Feinsteuerung (spalten- oder zeilenweise Bewegung) erfolgt mit den Cursor-Pfeiltasten, fensterweise blättern kann man mit den Tasten ``Bild nach unten'' bzw. ``Bild nach oben''. ``Strg-Pos1'' führt zum Textanfang, ``Strg-Ende'' zum Textende. ``Pos1'' springt zum Anfang, ``Ende'' zum Ende der Zeile.

Mausbedienung

In WinWord sind nur die linke und die rechte Maustaste von Bedeutung, die mittlere Maustaste findet keine Verwendung. In der Regel wird die linke Maustaste benutzt. Zu unterscheiden sind Einfachklick, Doppelklick und Operationen, die mit gedrückter Maustaste durchgeführt werden. Beim Drücken der rechten Maustaste erscheint ein Kontextmenü.

Texteingabe

Voraussetzung ist, daß ein Textfenster geöffnet ist. Normalerweise bietet Word nach dem Starten ein leeres ``Dokument1'' an. Ansonsten kann man ein neues Dokument mit Hilfe des Menüpunkts Datei Neu oder durch Anklicken des Symbols für Neu (leere Seite) in der Funktionsleiste öffnen. Als Standard-Vorlage (für Formatvorlagen, Textbausteine und Makros) ist NORMAL.DOT vorgesehen.

Die Texteingabe erfolgt (an der Position der blinkenden Einfügemarke) ähnlich wie bei einer Schreibmaschine, allerdings darf am Zeilenende die Eingabetaste (Return) nicht gedrückt werden, da der Zeilenumbruch automatisch erfolgt. Bei einem Tippfehler läßt sich das letzte Zeichen durch Drücken der Backspace-Taste (Rückschritt) löschen. Durch Drücken der Eingabetaste (Return) beendet man einen Absatz. Textattribute (wie z.B. Fettdruck) können vor der Texteingabe eingestellt werden (z.B. Fettdruck durch Anklicken des F-Symbols in der Formatierungsleiste oder mit Hilfe der Tastenkombination Strg-F) oder nachträglich geändert werden, nachdem man die betreffende Textpassage ``markiert'' hat.

Hinweis: Die Texterfassung läßt sich beschleunigen, wenn man zur Anzeige die Konzeptschriftart und Platzhalter für die Grafiken wählt (Menü Extras Optionen Ansicht) bzw. Grafiken erst am Schluß einbindet, da der Grafik-Aufbau erhebliche Zeit in Anspruch nimmt und den Bildaufbau stark verzögert.

Markieren von Text

Für die meisten Bearbeitungs- und Formatieroperationen ist es erforderlich, den zu bearbeitenden Textbereich zunächst zu markieren. Hierfür verwendet man am einfachsten die Maus. Durch Anklicken der Anfangsposition und Überstreichen mit gedrückter linker Maustaste läßt sich ein beliebiger Bereich markieren. Durch einen Doppelklick mit der linken Maustaste läßt sich ein Wort markieren, ein Mausklick bei gedrückter Strg-Taste markiert den Satz, ein einfacher Mausklick auf die Markierungsleiste (links neben dem Text) eine Zeile und ein entsprechender Doppelklick den Absatz. Anklicken der Markierungsleiste bei gedrückter Strg-Taste markiert den gesamten Text.

Zum Markieren von Text mit der Tastatur hält man die Shift-Taste gedrückt und drückt dann Tasten zum Bewegen der Einfügemarke (Pfeiltasten, Bild-Tasten). Statt dessen kann man auch die Erweiterungstaste F8 verwenden.

Drucken

Entweder aus Windows (Systemsteuerung Drucker) oder mit Hilfe des Menüpunkts Datei Drucken, Drucker muß der passende Druckertreiber gewählt werden (``als Standarddrucker verwenden''), und es sind ggf. die Einstellungen zu korrigieren. Der Druckvorgang wird über einen Dialog gesteuert, den man über den Menüpunkt Datei Drucken oder die Tastenkombination Strg-P auslöst, oder man druckt durch Anklicken des Symbols Drucken in der Funktionsleiste das aktuelle Dokument.

Neue Datei, Laden/Speichern

Dateioperationen wie ``neuer Text'', ``Text laden'' oder ``Text speichern'' führt man am schnellsten durch Anklicken des betreffenden Symbols in der Funktionsleiste aus (erste drei Symbole von links: Neu, Öffnen, Speichern). Alternativ kann man den betreffenden Punkt im Menü Datei wählen oder eine Tastenkombination drücken (Strg-O zum Öffnen einer Datei, Strg-S zum Speichern). Beim ersten Abspeichern werden Dateiinformationen abgefragt, die dem schnellen Wiederauffinden eines Textes dienen sollen. Die zuletzt geöffneten Dokumente werden unten im Menü Datei angezeigt. Hinweis: Es ist dringend anzuraten, den bearbeiteten Text regelmäßig und häufig (z.B. alle zehn Minuten und vor allen kritischen Operationen) abzuspeichern. Man kann das auch automatisch vom Programm erledigen lassen (Menü Extras Optionen Speichern, Automatisches Speichern).

5.3 Menüs

5.4 Standard-Funktionsleiste

  1. Neu (Symbol: leere Seite): ein neues Dokument erstellen
  2. Öffnen (Symbol: aufklappen): Öffnen (Laden) eines bestehenden Dokuments in ein neues Fenster
  3. Speichern (Symbol: Diskette): Speichern des aktiven Dokuments unter seinem aktuellen Namen
  4. Drucken: druckt das aktuelle Dokument
  5. Seitenansicht (Symbol: Seite mit Lupe): Vorschau
  6. Rechtschreibung (Symbol: ABC mit Haken): Rechtschreib-Prüfung des Textes
  7. Ausschneiden (Symbol: Schere): löscht den markierten Text und überträgt ihn in die Zwischenablage
  8. Kopieren (Symbol: 2 Seiten): kopiert den markierten Text in die Zwischenablage
  9. Einfügen (Symbol: Klemmbrett): Einfügen des Inhalts der Zwischenablage an der Einfügemarke
  10. Format übertragen (Symbol: Pinsel): Kopieren von Zeichenformatierung
  11. Rückgängig (Symbol: nach links gekrümmter Pfeil): die letzte Bearbeitung oder Formatierung wird rückgängig gemacht; Auswahl möglich
  12. Wiederherstellen (Symbol: nach rechts gekrümmter Pfeil): Ausführung rückgängig gemachter Aktionen; Auswahl möglich
  13. AutoFormat: automatische Formatierung des Dokuments
  14. AutoText: Textbaustein erstellen oder einfügen
  15. Tabelle: fügt eine Tabelle ein (mit wählbarer Zeilen- und Spaltenzahl)
  16. Microsoft Excel-Tabelle einfügen
  17. Spalten: Änderung der Spaltenzahl
  18. Zeichnen: Anzeige der Zeichnungs-Symbolleiste
  19. Diagramm einfügen: Einfügen eines Diagramms (Geschäftsgrafik) als Objekt
  20. Anzeigen/verbergen (Symbol: Absatzzeichen) von Absatzmarken u.ä.
  21. Zoom einstellen (Auswahl)
  22. Hilfe (Symbol: Pfeil mit Fragezeichen): Hilfe-Zeiger

5.5 Standard-Formatierungsleiste

  1. Formatvorlage (Auswahl)
  2. Schriftart (Auswahl)
  3. Schriftgröße (Schriftgrad in Punkt, Auswahl)
  4. Fett
  5. Kursiv
  6. Unterstrichen
  7. Linksbündig
  8. Zentriert
  9. Rechtsbündig
  10. Blocksatz
  11. Numerierung: Numerierung von Absätzen
  12. Aufzählung: Kennzeichnung von Absätzen
  13. Einzug verkleinern: verschiebt den linken Einzug zum vorherigen Tabstop
  14. Einzug vergrößern: verschiebt den linken Einzug zum nächsten Tabstop
  15. Rahmen und Schattierung: Anzeige der entsprechenden Symbolleiste

5.6 Lineal

Das Lineal zeigt eine Skala, in der Regel in cm (abhängig von den ``Einstellungen''). Darauf findet man drei dreieckige Marken für die Absatzränder: links oben für den Erstzeileneinzug, links unten für den linken Absatzrand, rechts unten für den rechten Absatzrand. Die markierten Absätze lassen sich durch Ziehen der betreffenden Marke (mit gedrückter linker Maustaste) entsprechend ausrichten; um den linken Absatzrand einschließlich der ersten Zeile zu ändern, zieht man die rechteckige Marke.

Benutzerdefinierte Tabulatoren setzen: die zu bearbeitenden Absätze markieren, links neben dem Lineal die gewünschte Tabulatorausrichtung wählen, dann auf die betreffende Position im Lineal klicken. Eigenschaften eines Tabstops ändern: Doppelklick auf den Tabstop, Dialog. Tabstop löschen: Tabulator mit gedrückter linker Maustaste anfassen und unter das Lineal ziehen.

Standard-Tastenbefehle: Funktionstasten

F1                 Hilfe
Shift-F1           Hilfezeiger
Alt-F1             Nächstes Feld
Alt-Shift-F1       Vorheriges Feld
F2                 Verschieben
Shift-F2           Kopieren
Strg-F2            Seitenansicht
Alt-Shift-F2       Speichern
F3                 AutoText-Eintrag (Textbaustein)
Shift-F3           Groß-/Kleinschreibung
Strg-F3            Sammlung (Text ausschneiden)
Strg-Shift-F3      Sammlung leeren (in den Text einfügen)
F4                 Befehl wiederholen
Shift-F4           Suche/Sprungbefehl wiederholen
Strg-F4            Dateifenster schließen
Alt-F4             Word beenden
F5                 Gehe zu
Shift-F5           Zurückgehen
Strg-F5            Dokumentfenster wiederherstellen
Strg-Shift-F5      Textmarke einfügen
Alt-F5             Wordfenster wiederherstellen
F6                 Nächster Ausschnitt
Shift-F6           Vorheriger Ausschnitt
Strg-F6            Nächstes Fenster
Strg-Shift-F6      Vorheriges Fenster
F7                 Rechtschreibung
Shift-F7           Thesaurus
Strg-F7            Dokumentfenster bewegen
Strg-Shift-F7      Quelle (Verknüpfung) aktualisieren
F8                 Markierung erweitern
Shift-F8           Markierung verkleinern
Strg-F8            Dateifenster-Größe
Strg-Shift-F8      Spaltenmarkierung
F9                 Feld aktualisieren
Shift-F9           Feldfunktionen
Strg-F9            Feld einfügen
Strg-Shift-F9      Feldverknüpfung aufheben
Alt-F9             Feldfunktionen oder Feldergebnisse anzeigen
Alt-Shift-F9       Feldaktion ausführen
F10                Menü
Shift-F10          Anzeigen eines Kontextmenüs
Strg-F10           Maximieren eines Dokumentfensters
Alt-F10            Maximieren eines Anwendungsfensters
F11                Nächstes Feld
Shift-F11          Vorheriges Feld
Strg-F11           Feld sperren
Strg-Shift-F11     Feldfreigabe
F12                Speichern unter
Shift-F12          Speichern
Strg-F12           Öffnen
Strg-Shift-F12     Drucken

Standard-Tastenbefehle: Dateioperationen

Strg-N      Neu
Strg-O      Öffnen
Strg-P      Drucken
Strg-S      Speichern
Strg-W      Schließen
Strg-F2     Seitenansicht
Alt-F4      Beenden
F12         Speichern unter

Standard-Tastenbefehle: Zeichenformatierung

Strg-Shift-A       Schriftart
Strg-Shift-D       Doppelt unterstrichen
Strg-Shift-F       Fett
Strg-Shift-G       Großbuchstaben
Strg-Shift-H       Verborgen
Strg-Shift-K       Kursiv
Strg-Shift-P       Schriftgrad
Strg-Shift-Q       Kapitälchen
Strg-Shift-U       Unterstrichen
Strg-Shift-W       Wort unterstrichen
Strg-+             Hochgestellt
Strg-#             Tiefgestellt
Strg-Shift-Z       Standard
Strg-Leertaste     Standard

Standard-Tastenbefehle: Absatzformatierung

Strg-B           Blocksatz
Strg-E           Zentriert
Strg-L           Linksbündig
Strg-M           Absatz-Einzug vergrößern
Strg-Shift-M     Absatz-Einzug verkleinern
Strg-R           Rechtsbündig
Strg-T           Hängenden Einzug erstellen
Strg-Shift-T     Hängenden Einzug entfernen
Strg-0           Leerraum einfügen oder entfernen
Strg-1           Zeilenabstand 1
Strg-2           Zeilenabstand 2
Strg-5           Zeilenabstand 1,5

Standard-Tastenbefehle: Positionierung

<-                 ein Zeichen zurück
->                 ein Zeichen vorwärts
(auf)              eine Zeile zurück
(ab)               eine Zeile vorwärts
Strg-<-            zum Anfang des aktuellen bzw. vorherigen Wortes
Strg-->            zum Anfang des nächsten Wortes
Strg-(auf)         zum Anfang des aktuellen bzw. vorherigen Absatzes
Strg-(ab)          zum Anfang des nächsten Absatzes
Pos1               zum Zeilenanfang
Ende               zum Zeilenende
Bild               eine Bildschirmseite zurück
Bild               eine Bildschirmseite vorwärts
Strg-Bild auf      in die linke obere Bildschirmecke
Strg-Bild ab       in die rechte untere Bildschirmecke
Strg-Alt-Bild auf  eine Seite zurück
Strg-Alt-Bild ab   eine Seite vorwärts
Strg-Pos1          zum Textanfang
Strg-Ende          zum Textende

Standard-Tastenbefehle: Weitere Tastenkombinationen

Backspace                linkes Zeichen löschen
Strg-Backspace           linkes Wort löschen
Strg-Entf                rechtes Wort löschen
Strg-C                   Kopieren (markierten Text in die Zwischenablage)
Strg-Einfg               Kopieren (markierten Text in die Zwischenablage)
Strg-V                   Einfügen (aus der Zwischenablage)
Shift-Einfg              Einfügen (aus der Zwischenablage)
Strg-X                   Ausschneiden (markierten Text in die Zwischenablage)
Shift-Entf               Ausschneiden (markierten Text in die Zwischenablage)
Entf                     Löschen (des markierten Textes)
Strg-A                   Alles markieren
Strg-num 5               Alles markieren
Alt-num 5                ganze Tabelle markieren
Strg-Y                   Wiederholen (Wiederherstellen)
Strg-Z                   Rückgängig
Strg-I                   Suchen
Strg-H                   Ersetzen
Strg-G                   Gehe zu
Esc                      Abbrechen
Return                   Neuer Absatz
Shift-Return             Neue Zeile
Strg-Return              Neue Seite
Strg--                   Bedingter Trennstrich
Strg-Shift--             Geschützter Trennstrich
Strg-Shift-Leertaste     Geschütztes Leerzeichen
Tab                      Nächste Zelle (Tabelle)
Strg-Tab                 Tabzeichen (Tabelle)
Strg-Shift-*             Alles anzeigen

5.7 ``Pull-Down-'' Menüs

Methode 1 (Maus): Menüpunkt mit dem Mauszeiger anfahren, linke Maustaste drücken und halten, Unterpunkt anfahren und Maustaste loslassen (Abbruch: außerhalb des Menüs loslassen). Alternativ kann man erst den Menüpunkt, dann den Unterpunkt anklicken (mit der linken Maustaste).

Methode 2 (Tastatur): Zuerst die Alt-Taste (oder F10) drücken (und loslassen), dann die jeweils unterstrichenen Buchstaben (oder die Pfeiltasten benutzen). Abbruch durch Drücken der Esc-Taste.

Hinweis: Eine kurze Erläuterung zu dem Befehl wird in der Statuszeile angezeigt, einen ausführlichen Hilfetext erhält man nach Drücken von F1.

5.8 Dialogfelder

Dialogfelder können fünf verschiedene Arten von aktiven Elementen enthalten:

  1. (runde) Radioknöpfe (Optionsschalter, Auswahl genau einer Option)
  2. (quadratische) Kontrollkästchen (leer oder angekreuzt)
  3. (graue) Schaltfelder
  4. Listenfelder (Auswahl unter vorgegebenen Möglichkeiten)
  5. Texteingabefelder

Abbruch des Dialogs durch Drücken der Esc-Taste. Hinweis: Dialogfelder lassen sich frei verschieben.

5.9 Bildlauf, Ausschnitte, Bildschirm-Ansicht

Bildlauf

kann mittels Tastatur (z.B. Taste Bild ab bzw. Bild auf zum fensterweisen Blättern) oder mit Hilfe der Bildlaufleisten gesteuert werden (Mausklick unterhalb bzw. oberhalb des Bildlauffeldes oder über weitere Bereiche durch Verschieben des Bildlauffeldes mit gedrückter linker Maustaste).

Ausschnitte

Teilung des Fensters über den Menüpunkt Fenster Teilen, ggf. verschiebbar durch anschließendes Verschieben des Bildschirmteilers (des kleinen schwarzen waagerechten Balken am rechten Rand) mit gedrückter linker Maustaste. Schließen wiederum über den genannten Menüpunkt.

Bildschirm-Ansicht

Während der Texterfassung arbeitet man üblicherweise in der ``Normalansicht'', einstellbar im Menü Ansicht Normal. Die Vergrößerungsstufe läßt sich über das Listenfeld Zoom verändern. Die realistische Anzeige im Grafik-Modus ist relativ langsam. Ggf. läßt sich über das Menü Extras Optionen Ansicht die Ansicht auf Konzeptschriftart umstellen, und Grafiken kann man durch Platzhalter ersetzen. Dieses Verfahren empfiehlt sich zur schnellen Texterfassung, da der Bildschirmaufbau (beim Umblättern) wesentlich schneller geht.

Die ``Gliederungsansicht'' (Menü Ansicht Gliederung) dient zur Anzeige und Bearbeitung der Gliederung.

In der ``Layout-Ansicht'' erhält man einen Eindruck vom tatsächlichen Druckbild. Auch kann man in diesem Modus Positionsrahmen einfügen.

Zu unterscheiden von der ``Layout-Ansicht'', in der eine Textbearbeitung möglich ist, ist die Seitenvorschau, zugänglich durch das Menü Datei Seitenansicht. Hier ist eine Textbearbeitung nicht möglich, aber eine Bearbeitung der Begrenzungen (Ränder).

5.10 Formatierung

- Zeichen, Absatz, Seite -

Vor der Formatierung ist in der Regel eine ``Markierung'' der betreffenden Textpassage erforderlich, z.B. durch Überstreichen mit gedrückter linker Maustaste oder durch Anklicken (der Markierungsleiste), siehe oben (Abschnitt Einführung).

Zeichenformatierung:

durch das Menü Format Zeichen, Anklicken eines Formatierungssymbols oder Drücken einer Tastenkombination.

fett, kursiv, unterstrichen, durchgestrichen -------, GROSSBUCHSTABEN, doppelt unterstrichen, normal, hochgestellt, tiefgestellt, Kapitälchen, verborgen, Schriftart, Schriftgrad, Farbe, Zeichenabstand.

Absatzformatierung:

durch das Menü Format Absatz, Anklicken eines Formatierungssymbols oder Drücken einer Tastenkombination.

Ausrichtung (links, zentriert, rechts, Block), Einzug, Abstände, Zeilenabstand, Textfluß

Seitenformatierung:

durch das Menü Datei Seite einrichten, z.T. auch interaktiv im Menü Datei Seitenansicht.

Seitenränder, Papierformat (Hoch- oder Querformat), Papierzufuhr, Seitenlayout

Absatz-Umrahmung:

Umrahmung bzw. Schattierung von Absätzen über das Menü Format Rahmen und Schattierung oder durch Anklicken eines Rahmen-Symbols.

Kopf- und Fußzeilen:

Über das Menü Ansicht Kopf- und Fußzeile öffnet man einen Ausschnitt für Kopf- bzw. Fußzeilen. In der Symbolleiste erscheinen Symbole für die Felder Seitennummer, Datum und Uhrzeit, die ggf. eingefügt werden können. Voransicht über Menü Ansicht Layout.

5.11 Formatvorlagen

Formatvorlagen sind Gruppen von Formatierungsanweisungen, die benannt und abgespeichert werden und einem (markierten) Absatz zugeordnet werden können.

Formatvorlagenanzeige:

Nur in der Normalansicht möglich; Menü Extras Optionen Ansicht (Breite der Formatvorlagenanzeige).

Formatvorlagen zuweisen:

Absatz markieren, Feld Formatvorlagen in der Formatierungsleiste anklicken, Formatvorlage wählen. Ggf. kann man die Zuweisung auch mit Hilfe einer Tastenkombination vornehmen.

Formatvorlagen ändern:

Absatz mit der zu ändernden Formatvorlage umformatieren, im Feld Formatvorlagen (Formatierungsleiste) das betreffende Format wählen.

Formatvorlagen bearbeiten:

über die bei der Wahl des Menüpunktes Format Formatvorlagen erscheinende Dialogbox.

5.12 Textbearbeitung

Text ausschneiden:

Textpassage markieren und ``Ausschneiden'' durch eine der folgenden Operationen (alternativ): Anklicken des Symbols Ausschneiden (Schere) in der Funktionsleiste, Menü Bearbeiten Ausschneiden, Tastenkombination Strg-X oder Shift-Entf. Der ausgeschnittene Text wird in die Zwischenablage übertragen und kann an einer anderen Stelle wieder eingefügt werden (s.u.).

Text kopieren:

Textpassage markieren und durch eine der folgenden Operationen (alternativ) in die Zwischenablage kopieren: Anklicken des Symbols Kopieren (2 Seiten) in der Funktionsleiste, Menü Bearbeiten Kopieren, Tastenkombination Strg-C oder Strg-Einfg. Der in die Zwischenablage übertragene Text kann an einer anderen Stelle eingefügt werden (s.u.).

Text einfügen:

Text (oder Grafik), der (die) sich in der Zwischenablage befindet, kann durch eine der folgenden Operationen (alternativ) an der Position der Einfügemarke eingefügt werden: Anklicken des Symbols Einfügen (Klemmbrett) in der Funktionsleiste, Menü Bearbeiten Einfügen, Tastenkombination Strg-V oder Shift-Einfg.

Drag & Drop:

Sehr einfach läßt sich eine Textpassage über Drag & Drop verschieben oder kopieren. Hierzu markiert man die Passage, klickt sie mit der Maus an, zieht den Mauszeiger zur Zielposition und läßt dort die Maustaste los. Dabei wird die Textpassage verschoben; zum Kopieren hält man außerdem die Strg-Taste gedrückt.

Text suchen:

Menü Bearbeiten Suchen oder Strg-I, Suchbegriff eingeben, Schalter für ganzes Wort, Groß-/Kleinschreibung und Suchrichtung beachten, ggf. spezielle Formatierung verlangen. Wenn komplexe Suchoperatoren benutzt werden sollen (z.B. die Platzhalter ?, *), muß die Option Mit Mustervergleich gewählt werden. Weitersuche durch Anklicken der betreffenden Schaltfläche oder mit der Tastenkombination Shift-F4.

(Formatierten) Text ersetzen:

Menü Bearbeiten Ersetzen oder Strg-H, ggf. zu suchenden Text eingeben (Suchen nach), ggf. Zeichen- oder Absatzformat eingeben. Sodann ggf. den Ersatztext eingeben (Ersetzen durch), ggf. Zeichen- oder Absatzformat eingeben. Man beachte die Schalter, mit denen man ggf. die Operation auf ganze Worte beschränken oder die Beachtung von Groß- und Kleinschreibung verlangen kann.

AutoText erstellen:

Text bzw. Grafik markieren, Menü Bearbeiten AutoText oder Symbol AutoText, Namen eingeben, Hinzufügen.

AutoText einfügen:

Menü Bearbeiten AutoText (oder Symbol AutoText), Einfügen. Oder alternativ: Namen eintippen, F3 drücken.

Fußnote erstellen:

Menü Einfügen Fußnote, ggf. Optionen wählen, Fußnotentext eingeben, abschließend F6 drücken oder ins Dokumentfenster klicken.

Fußnote löschen:

Fußnotenzeichen markieren, Menü Bearbeiten Ausschneiden (oder alternative Operation, s.o.).

Fußnoten-Position:

Menü Einfügen Fußnote, Position.

Anmerkungen

(separate Kommentare): Menü Einfügen Anmerkung. Hinweis: Ggf. läßt sich das Hauptdokument sperren, so daß nur noch die Anmerkungen bearbeitet werden können (Menü Extras, Dokument schützen).

Korrekturmarkierungen:

Menü Extras Überarbeiten. Es ist auch ein Versionsvergleich möglich.

5.13 Korrigieren

Rechtschreibprüfung:

Menü Extras Rechtschreibung, das Symbol Rechtschreibung (ABC) in der Funktionsleiste anklicken oder F7 drücken. Hinzufügen eines Wortes ins Wörterbuch: die Einfügemarke vor das Wort positionieren, F7 drücken, Hinzufügen. Benutzerwörterbuch definieren: im Menü Extras Optionen, Rechtschreibung (BENUTZER.DIC). Fremdwörter: markieren, Menü Extras Sprache.

Mit Hilfe der AutoKorrektur können einige Korrekturen schon während der Eingabe vorgenommen werden. Dabei erfolgt allerdings keine Kontrolle anhand der Wörterbücher.

Thesaurus

(Synonyme): Wort markieren, Menü Extras Thesaurus oder Shift-F7 drücken.

5.14 Tabellen

Tabelle aus vorhandenem Text

mit Trennzeichen: Sofern die Tabulatorpositionen durch Tabulatorzeichen oder Semikolons definiert sind, läßt sich ein tabellarischer Text nach Markierung über das Menü Tabelle Text in Tabelle in eine Tabelle umwandeln. Umgekehrt kann auch eine Tabelle in tabellarischen Text umgewandelt werden.

Neue Tabelle erstellen:

Menü Tabelle Tabelle einfügen oder Anklicken des Symbols Tabelle in der Funktionsleiste. Im letzteren Fall kann eine Tabelle mit gewünschter Spalten- und Zeilenzahl direkt mit der Maus aufgezogen werden. Mit Hilfe der Tabulator-Taste gelangt man zur nächsten Zelle, mit Shift-Tabulator zurück.

Tabelle teilen:

Einfügemarke unter der Teilungsstelle positionieren, Menü Tabelle Tabelle teilen. (Ggf. kann die Zwischenzeile nach Markierung gelöscht werden.)

Tabelle verändern:

Markierung von Zeilen durch Anklicken links daneben, ggf. über mehrere Zeilen ziehen. Markierung von Spalten durch Anklicken mit der linken Maustaste bei gedrückter Alt-Taste, ggf. über mehrere Spalten ziehen. Markierung der ganzen Tabelle über Menü Tabelle Tabelle markieren oder Alt-num 5. Spaltenbreite ändern: Gitternetzlinie anklicken, ziehen. Zeile einfügen: darunterliegende Zeile markieren, Menü Tabelle Zeilen einfügen. Spalte einfügen: rechtsliegende Spalte markieren, Menü Tabelle Spalten einfügen. Zeile/Spalte löschen: markieren, Menü Tabelle Zeilen/Spalten löschen. Einrahmen: Bereich markieren, Menü Format Rahmen.

5.15 Positionsrahmen

Positionsrahmen dienen zum freien Verschieben von Texten oder Grafiken; hierfür muß das Dokument in der Layout-Ansicht dargestellt sein (Menü Ansicht Layout).

Positionsrahmen

um vorhandenen Text oder Grafik: Text bzw. Grafik markieren, Menü Einfügen Positionsrahmen. Einen leeren Rahmen kann man mit gedrückter linker Maustaste aufziehen.

Größenänderung:

Layout-Ansicht, Rahmen anklicken (der Mauszeiger nimmt eine spezielle Kreuzform an), an einem der acht Ziehpunkte ziehen.

Verschieben:

ggf. vorhandene Markierung wegklicken, den Rahmen anklicken, den Rahmen (außerhalb der Ziehpunkte) mit gedrückter linker Maustaste verschieben.

5.16 Grafiken

Grafikdateien verschiedener Formate (Paintbrush PCX, encapsulated PostScript EPS, CGM Graphics Import, Autocad, HPGL, Lotus Graphics PIC, Micrografx Designer/Draw, Windows Bitmap BMP, Windows Metafile WMF, TIFF, GIF) lassen sich in WinWord einbinden, sofern die betreffenden Grafikfilter installiert wurden. Es ist auch darauf zu achten, daß die Dateierweiterung mit der Angabe in WIN.INI übereinstimmt.

Grafiken einbinden:

Menü Einfügen Grafik.

Grafiken verschieben:

Markieren, Ausschneiden und Einfügen oder (besser) via Positionsrahmen (s.o.).

Grafiken skalieren:

Markieren und mit Hilfe der Ziehpunkte vergrößern oder verkleinern oder über das Menü Format Grafik.

Grafiken zuschneiden:

Markieren und bei gedrückter Shift-Taste einen Ziehpunkt mit der Maus bewegen.

Grafiken bearbeiten:

Nach Doppelklick auf die Grafik kann sie mit den Zeichenwerkzeugen bearbeitet werden.

5.17 Gliederung, Inhaltsverzeichnis, Index

Zum Erstellen und Bearbeiten der Gliederung ist auf die Gliederungsansicht umzuschalten: Menü Ansicht Gliederung.

Gliederung erstellen:

Menü Ansicht Gliederung. Zunächst sind alle Texte ``Textkörper''. Höherstufen von Überschriften oder von Text (zur Überschrift): Markieren, Symbol zum Höherstufen (Linkspfeil <-) anklicken. Entsprechend können Überschriften nach Markierung durch Anklicken des Rechtspfeils (->) tiefergestuft werden bzw. durch Anklicken des rechten Doppelpfeils (->>) in Text zurückgestuft werden.

Anzeige reduzieren:

Texte durch Anklicken des Minus-Symbols ausblenden bzw. bestimmte Gliederungsebenen durch Anklicken der entsprechenden Ziffer wählen. Texte wieder einblenden durch Anklicken des Plus-Symbols bzw. des Symbols Alles. Ggf. vorher Überschriften bzw. Bereiche markieren.

Gliederung numerieren:

Texte am besten ausblenden (s.o.). Bereich markieren, Menü Extras Numerierung/Aufzählungen, Gliederung.

Verschieben von Überschrift samt Text:

Text ausblenden, Überschrift markieren, Symbol zum Verschieben anklicken (Pfeil nach oben bzw. nach unten).

Inhaltsverzeichnis erstellen:

am besten zuerst in der Gliederungsansicht die Überschriften kennzeichnen. Anderenfalls können Überschriften mit der Tastenkombination Alt-Shift-<- oder über eine entsprechende Formatvorlage als solche gekennzeichnet werden. Einfügemarke positionieren, Menü Einfügen, Index und Verzeichnisse, Inhaltsverzeichnis, OK, Menü Ansicht Normalansicht.

Indexeinträge kennzeichnen:

ggf. markieren, Menü Einfügen, Index und Verzeichnisse, Index, Eintrag festlegen. (Der Indexeintrag selbst wird verborgen formatiert.)

Index erstellen:

die Einfügemarke positionieren, Menü Einfügen, Index und Verzeichnisse, Index, OK.

5.18 Drucken, Serienbriefe, Dateimanager

Drucken:

Drucken der aktuellen Datei durch Anklicken des Drucker-Symbols in der Funktionsleiste. Einen Dialog zum Drucken einschließlich der Auswahl eines Druckers kann man über das Menü Datei Drucken aufrufen. Wenn nur ein Block gedruckt werden soll, so ist dieser vorher zu markieren.

Serienbriefe:

Serienbriefe können über das Menü Extras Seriendruck erstellt werden. Sie bestehen aus dem Hauptdokument mit dem gemeinsamen Text und Datenfeldern sowie der Datenquelle mit den individuellen Datensätzen.

Nach Erstellung des gemeinsamen Textes im Hauptdokument sowie der Datenquelle kann man über die Schaltfläche Seriendruckfeld einf. die betreffenden Felder in das Hauptdokument einfügen. Flexibilität erlaubt die Schaltfläche Bedingungsfeld einfügen, mit deren Hilfe man z.B. geschlechtsspezifische Anreden erzeugen kann.

Dokumente auffinden:

Menü Datei Datei-Manager.

5.19 Felder

Ein Feld ist eine automatisch aktualisierbare Funktion, wie z.B. Datum, Zeit oder Seitenzahl. Beispiele: ANZSEIT (Anzahl Seiten), AKTUALDAT (Datum), SEQ (Folge), SEITE, ZEIT.

Feld einfügen:

Menü Einfügen Feld (Auswahl und ggf. Ergänzung) oder Strg-F9, Feldname und ggf. Ergänzung, F9. Beispiel: Numerierung von Abbildungen mit Querverweisen. Eingabe des Textes ``Abb. '', dann Menü Einfügen Feld (Numerierung), SEQ Abb, OK. (Die Kennzeichnung ``Abb'' ist hinter dem Feldnamen ``SEQ'' einzutippen.) Für einen Querverweis ist das betreffende Feld zu markieren und mit einer Textmarke zu versehen (Menü Bearbeiten Textmarke Abb1), wobei ``Abb1'' als Textmarke dient (unabhängig von der laufenden Nummer der Abbildung). Querverweis: Strg-F9 SEQ Abb Abb1 F9 (oder über das Menü Einfügen Querverweis).

Feld aktualisieren:

Markieren, F9. Ggf. läßt sich ein Feld für die Aktualisierung sperren (Strg-F11).

5.20 Makros

Folgen von Tastenanschlägen oder Befehlen lassen sich als Makros abspeichern.

Aufzeichnung eines Makros:

Menü Extras Makro Aufzeichnen, Namen und ggf. Zuordnung (Symbol, Menü, Tastenkombination) und Beschreibung eingeben, Tastenanschläge bzw. Befehle eingeben, Beendigung über die eingeblendete Schaltfläche oder das Menü Extras Makro Aufzeichnen beenden.

Ausführen eines Makros:

über die Tastenkombination (bzw. das zugeordnete Symbol oder den zugeordneten Menüpunkt) oder das Menü Extras Makro Ausführen.

Löschen eines Makros:

Menü Extras Makro Löschen.

Makro bearbeiten:

Menü Extras Makro Bearbeiten. Makros setzen sich aus Word-BASIC-Befehlen zusammen (Sub Main ...).

5.21 Mathematischer Formel-Editor

Aufruf über Menü Einfügen Objekt Microsoft Formel-Editor 2.0. Das Menü ``Formel-Editor'' sowie eine Symbolleiste mit Symbolen für Vorlage-Paletten erscheinen. Aus letzteren lassen sich Vorlagen für Brüche, Wurzeln, Integrale usw. wählen, die Symbole und leere Felder enthalten. Die leeren Felder füllt man sodann aus. Beliebige Verschachtelungen sind möglich. Die Formel wird automatisch unter Verwendung sinnvoller Abstände und unter Kursivsetzung von Variablen formatiert (im Mathematik-Format). Aus der jeweiligen Position, Größe und Form der Einfügemarke läßt sich (bei einiger Erfahrung) entnehmen, an welcher Stelle Neueingaben erfolgen.

Formelteile können nachträglich eingeklammert (oder mit einem Großoperator versehen) werden, indem man sie markiert, die Strg-Taste drückt (!) und sodann die entsprechende Vorlage wählt. Ein Austausch des Klammersymbols (oder Operators) ist möglich, indem man den betreffenden Formelteil markiert, das alte Symbol in den Vorlagen wählt, die Alt-Taste drückt und sodann das neue Symbol wählt.

Wenngleich die automatische Formatierung meist ausreichend ist, können Formelteile nach Markierung auch nachträglich verschoben werden, und zwar bei gedrückter Strg-Taste mit Hilfe der Pfeiltasten (Cursor-Pfeile). Symbole können hierfür bei gedrückter Strg-Taste mit der Maus markiert werden; dabei ändert sich die Form des Mauszeigers.

Beendigung und Rückkehr durch Klicken in das Hauptdokument. Beispiel:

(Formel)

Eine bereits vorhandene Formel kann nachträglich editiert werden, indem man durch einen Doppelklick mit der linken Maustaste den Formel-Editor startet.

5.22 Diagramme mit MS Graph

MS Graph dient zur Erzeugung von xy-Diagrammen sowie von Geschäftsgrafiken (Balken-, Säulen-, Linien- und Kreisgrafiken, auch mit 3D-Effekt). Aufruf über das Symbol Diagramm einfügen in der Funktionsleiste oder das Menü Einfügen Objekt MS Graph. Es erscheint ein Beispieldiagramm mit zwei Fenstern: dem Datenblattfenster (Tabelle) und dem Diagrammfenster. Zur Bearbeitung einer vorhandenen Grafik führt man einen Doppelklick darauf aus; die zugehörige Tabelle kann dann ggf. über das betreffende Symbol oder den Menüpunkt Ansicht Tabelle geöffnet werden. Die erste Zeile und die erste Spalte dienen der Beschriftung. Die Art der graphischen Darstellung und Formatierungen sind unter Benutzung der Symbolleiste bzw. des Menüs vielfältig variierbar. Beendigung und Rückkehr durch Klicken in das Hauptdokument.

5.23 Zeichnungen bearbeiten mit Zeichenwerkzeugen

Eine vorhandene Zeichnung (eingebundene Grafik) kann nach Doppelklick darauf mit Zeichenwerkzeugen bearbeitet werden. Ansonsten erhält man diese Werkzeuge über die Symbolleiste Zeichnung. Als Objekte stehen Linien, Ellipsen, Rechtecke, Bögen, Freihandfiguren sowie Textfelder zur Verfügung. Linienarten (Strichstärken), Farben, Füllmuster, Schriftarten usw. sind vielfältig variierbar; die Zeichenformatierung (Textfelder) erfolgt nach den gleichen Methoden wie im Hauptdokument. Nach Markierung können die Objekte nachträglich geändert werden.


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